FAQ : QUALIOPI - ISO

https://www.atalia.fr/obtenir-la-certification-qualiopi.php

Les prestataires réalisant des actions de formation, des actions de formation par apprentissage, des actions de validation des acquis de l’expérience ou des bilans de compétences sont concernés.

Sans cette certification, vous prenez le risque de perdre vos clients faisant appel aux financements publics ou mutualisés (remboursement OPCO, CPF...)

Non, la certification selon le Référentiel National Qualité (RNQ) n’est pas obligatoire pour le sous-traitant d’un prestataire concourant au développement des compétences. Le RNQ invite le prestataire à s’assurer de la conformité de son sous-traitant aux indicateurs applicables, mais il n’oblige pas le sous-traitant à être certifié.

Cependant, dans le cadre du CPF, tous les sous-traitants (ST) doivent être certifiés !!

Il y a toutefois des exceptions, les voici :

• Les ST qui bénéficient du régime micro-social avec un chiffre d’affaires annuel inférieur à 77 700 € (hors taxes)

• Les ST qui interviennent sur des actions de formation partielles, c’est-à-dire qui ne préparent pas à un bloc de compétences complet d’une certification RNCP ou à l’intégralité d’une certification RS

La seule condition est de disposer d’un NDA (Numéro de Déclaration d’Activité). Peu importe la taille de votre structure, le CA généré etc, si vous disposez d'un NDA vous êtes éligible à la certification QUALIOPI. Pour passer l’audit, il faut avoir réalisé au moins 1 session de formation sur la catégorie d’action visée par la certification.

Oui, le NDA est un prérequis pour la certification. Sans ce numéro, nous ne pouvons réaliser l'audit.

NB : Le NDA doit au moins avoir été demandé pour pouvoir passer l’audit. Le NDA apparaît sur le certificat, donc si pas de NDA : pas de certificat. Le certificat sera alors édité qu’à réception du NDA.

Votre organisme doit transmettre à l’organisme certificateur le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois.

Un organisme de formation peut donc ne pas encore avoir obtenu son numéro de déclaration d’activité à la signature du contrat de certification ou le jour de l’audit. En revanche, la certification ne peut être délivrée si l’organisme n’a pas de numéro de déclaration d’activité.

Néanmoins, l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit ne prévoit aucun délai pour l’obtention du numéro de déclaration d’activité à compter de la date de l’audit. Aussi, la décision d’attribution de la certification peut être suspendue jusqu’à l’obtention par l’organisme de son numéro, qui permettra de délivrer le certificat.

Dès réception de votre NDA, prévenez votre organisme de certification et nous vous transmettrons votre certificat et tous les documents associés.

OUI, c’est une obligation réglementaire et c’est le montant qui y figure qui nous permet de valider/justifier la durée de l’audit. Donc avant chaque audit, votre certificateur va vous demander de lui transmettre votre dernier BPF.

Absolument ! Chaque organisme de formation est libre de choisir son organisme certificateur. Il doit cependant être indiqué sur la liste publique du Ministère du travail, accessible ici :https://travail-emploi.gouv.fr/la-qualite-des-organismes-de-formation-professionnelle

Nous vous conseillons de faire plusieurs devis afin de comparer. Car même si tous les organismes certificateurs doivent vous donner les mêmes durées d’audit, tous ne pratiquent pas les mêmes conditions tarifaires.

Attention aux organismes de certification qui vous font payer des redevances chaque année ! En général cela vous revient à plus cher.

Chez ATALIA Certification nos tarifs sont transparents et clairs, pas de surprise au moment de la réception de la facture !

Non, la mise en œuvre d’une action concourant au développement des compétences relevant de la catégorie objet de la demande est un prérequis au déclenchement de l‘audit. La contractualisation (signature de la convention de formation) n’est pas suffisante pour réaliser l’audit. Dans le cas des formations longues (CAD sur plus d’un mois), la formation, si elle n’est pas encore entièrement réalisée, doit au moins avoir débuté.

Les durées sont calculées en fonction des éléments suivants : votre chiffre d’affaires annuel sur la partie formation (BPF), les catégories d’actions (action de formation, VAE, bilan de compétences, action de formation par apprentissage) ainsi que le nombre de sites.

Un organisme de formation nouvellement créé, n’ayant pas encore transmis de bilan pédagogique et financier à l’administration, devra fournir, au moment de sa candidature, les éléments comptables permettant d’établir son chiffre d’affaires au moment de sa candidature, et à partir duquel sera déterminée la durée de l’audit.

NB : Pour un organisme nouvel entrant, la durée de son audit de surveillance, sera majorée de 0.50 jour.

Le calcul des durées est disponible dans la page "processus d'audit"

La certification QUALIOPI s’inscrit dans un cycle d’une durée de validité de 3 ans, comprenant : un audit initial, et un audit de suivi. Le prochain cycle de certification comprendra un audit de renouvellement et un audit de surveillance.

L’audit de surveillance doit être réalisé entre le 14è et le 22è mois suivant l’obtention de la certification.

Sachant que l’audit de renouvellement doit être anticipé. (cf question sur le renouvellement)

Le processus de certification : https://www.atalia.fr/processus-d-audit-qualiopi.php

Le document essentiel pour préparer votre audit QUALIOPI est le guide de lecture. Ce document répertorie tous les indicateurs vérifiés lors de l’audit QUALIOPI. Aucun certificateur (ni auditeur) ne peut vous imposer des documents en particulier. Le guide de lecture vous permet de prendre connaissance des exigences et du niveau attendu. Les preuves précisées ne sont pas exhaustives, vous pouvez tout à fait en présenter d’autres que celles citées dans ce guide de lecture.

NB : Attention, un organisme certificateur ne peut pas vous aider dans la mise en conformité avec les exigences du référentiel national qualité. Si vous souhaitez être aidé dans cette démarche, veuillez prendre contact avec un accompagnateur.

En savoir plus :https://www.atalia.fr/obtenir-la-certification-qualiopi.php

Non !

Selon l’arrêté du 31 mai 2023, est considéré comme organisme “nouvel entrant” :

·         un prestataire d’actions concourant au développement des compétences dans sa première année d’activité ;

·         un prestataire qui débute une activité sur une nouvelle catégorie d’actions, pour les indicateurs applicables à cette catégorie.

Le statut de “nouvel entrant” peut donc être :

·         global (première année d’activité de l’organisme),

·         ou partiel / par catégorie (ex. OF déjà actif en formation qui démarre le bilan de compétence).

Pour les nouveaux entrants, certains indicateurs (2, 3, 11, 13, 14, 19, 22, 24, 25, 26 et 32) sont audités avec des modalités adaptées : à l’audit initial, le certificateur vérifie surtout la formalisation du processus, puis la mise en œuvre effective est vérifiée à l’audit de surveillance.

Aussi, si vous êtes audités en tant que nouvel entrant à l’audit initial, votre audit de surveillance sera majoré de 0.5 jour (pour vérifier la mise en œuvre des indicateurs dont les seules modalités ont été vérifiées lors de l’audit initial notamment).

Votre organisme de formation avait une activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences depuis plus d’un an mais débutait son activité sur une des catégories (par exemple le Bilan de compétence). Lors de l’audit initial, vous avez pu bénéficier pour cette catégorie des modalités d’audit adaptées pour les nouveaux entrants pour les indicateurs mentionnés à l’article 1er de l’arrêté du 31 mai 2023.

L’organisme ayant été audité en partie comme nouvel entrant à l’audit initial, la durée de son audit de surveillance sera majorée.

Votre organisme débute son activité sur une nouvelle catégorie d’actions, l’audit d’extension de certification à cette catégorie peut donc être réalisé selon des modalités d’audit adaptées prévues à l’article 1er de l’arrêté 31 mai 2023.

En revanche, dans la mesure où l’audit initial de votre organisme n’a pas été réalisé selon les modalités d’un nouvel entrant, la durée de l’audit de surveillance ne sera pas majorée.

Demander à l’organisme certificateur l’ajout d’un nouveau type d’action ou d’un nouveau site.

Il vous suffit de transmettre à votre organisme certificateur les documents relatifs à la nouvelle action ou au nouveau site. Celui-ci planifiera avec vous un audit complémentaire afin de valider l’extension demandée. À noter : dans le cas d’une extension de catégorie, il est primordial que, lors de l’audit, une session de formation relative à l’extension ait été réalisée. (cf. question : Comment obtenir une nouvelle catégorie d’actions ?)

Il suffit d’en faire la demande à votre organisme certificateur, qui va réaliser un avenant à votre contrat.

Il s’agit d’un audit d’extension. Cet audit doit être réalisé conformément au déroulement d’un audit initial, donc être réalisé sur site (en présentiel).

Les modalités de calcul de la durée d’audit sont prévues à l’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019. Un audit d’extension est réalisé dans les conditions de l’audit initial et donc se calcule sur même base. La durée de l'audit se calcule en fonction du chiffre d'affaires relatif à l'activité de prestataire d'action concourant au développement des compétences, du nombre de sites concernés et du nombre de catégories d'actions pour lesquelles il souhaite être certifié »

A l’occasion de la demande d’extension de certification, l’organisme certificateur collecte le dernier bilan pédagogique et financier disponible du prestataire. Le chiffre d’affaires à prendre en compte pour déterminer la durée de l’audit d’extension est le total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle inscrit au bilan pédagogique et financier, et non le chiffre d’affaires réalisé sur une catégorie d’actions en particulier.

Votre certificat sera mis à jour en intégrant cette nouvelle catégorie. La date de fin de validité de votre certificat ne sera pas modifiée.

L’audit suivant tiendra compte de toutes les catégories d’actions de formation certifiées (et donc de cette nouvelle catégorie).

Oui, le plan d’audit doit mentionner le nom des personnes de l‘organisme candidat à rencontrer. On entend par personnel de l’organisme le personnel interne de l’organisme, figurant sur l’organigramme transmis à l’organisme certificateur.

L’article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 définit un organisme multi-sites comme un organisme :

·         couvert par un seul système qualité,

·         avec une fonction centrale (qui ne correspond pas nécessairement au siège),

·         régissant plusieurs sites,

·         ces sites étant des lieux où tout ou partie des activités administratives / commerciales / d’ingénierie entrant dans le champ de la certification sont réalisées,

·         et un site étant caractérisé par la présence permanente de personnel de l’organisme.

Les critères pour être qualifié de multi-sites :

·         un seul et unique système qualité ;

·         fonction centrale identifiée, faisant partie de l’entité et non sous-traitée ;

·         autorité organisationnelle de la fonction centrale pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité ;

·         tous les sites inclus dans le programme de surveillance géré par la fonction centrale.

La FAQ du ministère du travail (Documentation QUALIOPI) du travail ajoute quelques précisions :

· La certification Qualiopi est rattachée au numéro de déclaration d’activité (NDA);

·Un réseau d’entités ayant chacune son propre NDA n’est pas un multi-sites Qualiopi;

· Un groupe d’établissements sous le même SIREN / même NDA mais gérés de manière autonome n’est multi-sites que s’il met en place un système qualité unique piloté par la fonction centrale.

Le siège désigne le lieu physique et administratif principal d’une entreprise ou d’une organisation. Là où se trouvent généralement la direction, les services administratifs, prise de décisions stratégiques.

La fonction centrale est une notion organisationnelle / qualité propre au fonctionnement multi-sites.

Elle est l’entité (ou la fonction) qui pilote le système qualité unique pour tous les sites.

Elle doit avoir une autorité réelle pour :

·         définir le système qualité,

·         le mettre en place,

·         le faire fonctionner,

·         surveiller les sites,

·         analyser les données,

·         déclencher des actions correctives / changements organisationnels si besoin.

La fonction centrale ne correspond pas nécessairement au siège de l’organisme. Il est cependant probable que la fonction centrale soit également le siège social.

Exemple :

·         Siège social à Lyon (juridique / administratif)

·         Fonction centrale à Paris (équipe qualité + direction des opérations qui pilote le système Qualiopi de tous les sites)

Pour QUALIOPI, ce qui importe, c’est la fonction centrale et non le siège.

Dès lors qu’une structure est considérée multisites (cf. la question sur la définition du multisites), l’organisme certificateur audite un échantillon de sites et non la totalité. Le nombre de sites audités se calcule de la manière suivante : racine carré du nombre de sites (ex : 30 sites : racine carré de 30 = 5.47 donc 5). NB : Le chiffre obtenu doit être arrondi à l’entier le plus proche.

Non, le calcul de l’échantillon des sites à auditer se fait hors fonction centrale qui est

obligatoirement auditée lors de chaque audit (article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif

aux modalités d’audit).

Cependant, si sur la fonction centrale, des activités de formation sont réalisées (CAD qu’il sont aussi centre de formation en plus de la fonction centrale), alors il devra aussi être inclus dans l’échantillonnage.

Une non-conformité mineure est un écart au référentiel moins critique (sur un indicateur qui peut être pondéré), qui n’empêche pas immédiatement la certification, à condition qu’un plan d’action soit proposé et mis en œuvre et que le nombre de NC mineure soit inférieur à 5.

• Vous devez transmettre un plan d’action dans le délai fixé par le certificateur ;
• Les actions correctives doivent être mises en œuvre sous 6 mois ;
• La vérification se fait à l’audit suivant ;
• Si elle n’est pas levée à l’audit suivant, elle est requalifiée en non-conformité majeure.

Une non-conformité majeure est un écart grave (ou portant sur certains indicateurs qui ne peuvent donner lieu qu’à une majeure) avec un impact plus fort sur la certification.

• Les actions correctives doivent être effectives sous 3 mois ;

• Le certificateur doit les vérifier avant la décision (dans le délai prévu par l’arrêté) ;

• Si la majeure n’est pas levée dans les délais :

o Audit initial : refus de certification*

o Surveillance / renouvellement / complémentaire : suspension, puis retrait / non-renouvellement si la situation persiste.

*NB : en cas de refus de certification, il faudra attendre 3 mois avant de repasser un nouvel audit initial.

Certains indicateurs ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures tandis que d’autres peuvent être pondérés et donner lieu à des non-conformités mineures ou majeures.

Les indicateurs faisant l’objet de cette gradation mineure ou majeure sont les suivants : 1, 2, 3, 8, 9, 12, 13, 17, 18, 19, 23, 24, 25, 28, 30. Les non-conformités mineures sont relevées en cas de respect partiel de l’attendu afférent à l’indicateur tandis que des non-conformités majeures, peuvent être prononcées lorsque l’attendu n’est pas du tout respecté.

Pour les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32, l’auditeur ne peut relever que des non-conformités majeures, quel que soit l’écart constaté.

L’auditeur dispose de 5 jours ouvrés pour transmettre son rapport à ATALIA Certification (une fois les NC maj levées s’il y en a ou les le plan d’action des NC Min validé si applicable).

Ensuite le dossier passe la semaine suivante (ou celle d’après en fonction du nombre de dossiers) en comité de décision. C’est ce comité qui va statuer sur la délivrance ou non de votre certification.

En général il faut donc compter environ 2 à 3 semaines après l’audit pour recevoir son certificat et ou le rapport d’audit en cas d’audit de surveillance.

Le processus de suivi de la certification s’appuie sur un audit de suivi intermédiaire entre le 14ème et 22ème mois suivant la certification initiale. L’audit de surveillance dure moins longtemps que l’audit initial (sauf pour les nouveaux entrants – cf. la question sur les nouvels entrants).

Attention : Toutes les non-conformités mineures détectées lors de l’audit initial qui ne seront pas soldées lors de l’audit de surveillance seront automatiquement classées en non-conformités majeure.

Votre organisme n’a pas été audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial :

À l’audit de surveillance, votre organisme certificateur audite un périmètre ciblé, pas forcément tous les indicateurs. Au minimum, les indicateurs suivants seront audités :

·         les indicateurs ayant fait l’objet de non-conformités à l’audit initial (avec focus sur l’efficacité des actions correctives) ;

·         les indicateurs “majeurs uniquement” (ceux qui ne peuvent donner lieu qu’à des NC majeures), applicables à l’organisme ;

·         les indicateurs 1, 17, 19, et l’indicateur 3 pour les organismes concernés ;

·         les indicateurs non vérifiés à l’audit initial si l’organisme a bénéficié de conditions de durée aménagées à l’audit initial.

Votre organisme a été audité en tant que nouvel entrant à l’audit initial :

L’organisme certificateur procède à la revue de l’ensemble des indicateurs applicables à l’organisme audité.

En savoir plus sur les différentes étapes du processus d’audit QUALIOPI : https://www.atalia.fr/processus-d-audit-qualiopi.php

Si vous n’avez réalisé aucune formation (aucune nouvelle action de la catégorie certifiée) depuis le dernier audit, vous pouvez conserver votre certification Qualiopi, à condition de maintenir les processus que vous aviez présentés lors de l’audit initial.

Autrement dit :

·         L’absence d’activité n’entraîne pas automatiquement une perte de certification ;

·         L’auditeur vérifiera surtout que votre système qualité est toujours en place et maintenu (processus, organisation, maîtrise documentaire, etc.).

Si lors de l’audit initial l’auditeur n’a pas échantillonné toutes les formations, il pourra lors choisir un échantillon qui n’avait pas été sélectionné.

NB : La FAQ du ministère du travail précise qu’au renouvellement, vous devrez pouvoir présenter au moins une nouvelle action relevant de la catégorie certifiée pour que la certification puisse être renouvelée.

Vous avez changé d’adresse, de NDA, ou la personne en charge du projet n’est plus la même. Veuillez prendre contact avec votre interlocuteur chez ATALIA Certification afin de l’informer de ces changements, car ils peuvent avoir un impact sur votre certificat.

Par email ou par téléphone : 02 23 07 60 45.

Il est recommandé de prendre contact avec votre organisme de certification environ 5 mois avant la date de fin de votre cycle.

N'attendez pas le dernier moment pour planifier votre renouvellement et assurer la continuité de votre certification. En effet, l’audit de renouvellement doit être planifié dans les 3 mois précédant votre échéance de certificat. Ceci afin de vous permettre d’avoir le temps de lever vos non-conformités majeures s’il y en a et donc d’éviter une rupture de certification.

Si vous avez une rupture de certificat, il vous sera interdit d'afficher et d'utiliser les logos ainsi que le certificat, et pendant cette période, plus de financement possible pour vos clients.

L’audit de renouvellement est réalisé comme un audit initial (même logique de déroulement), donc sa durée est calculée selon ces mêmes règles, en fonction du périmètre de l’organisme.

L’audit de renouvellement est à réaliser sur site (en présentiel) obligatoirement.

Les audits pourront être réalisés à la suite mais il ne sera pas possible de les coupler comme il est possible de le faire avec des audits ISO 9001 et ISO 14001 par exemple.

La durée d'audit calculée pour QUALIOPI ne peut pas être confondue avec la durée d'audit calculée pour une certification ISO.

Pour bien utiliser le logo, vous pouvez vous référer à la charte graphique Qualiopi VF et à la charte d’usage de la marque Qualiopi. L’utilisation erronée de la charte graphique et de la charte d’usage Qualiopi peut aboutir à une non-conformité majeure.Plus d’infos concernant la marque et logo QUALIOPI :https://www.atalia.fr/utilisation-de-la-marque-et-du-logo-qualiopi.php

Cliquez-ici pour découvrir toutes la documentation relative à QUALIOPI :https://www.atalia.fr/qualiopi_1.php

Il s’agit d’un audit d'évaluation préalable à l'audit de certification. Un auditeur réalise alors un diagnostic complet afin de vous assurer d’être en bonne direction vis-à-vis du référentiel qualité et de l’audit de certification. Si vous avez des critères et indicateurs dont vous n’êtes pas sûr, vous pouvez l’indiquer à l’auditeur qui vérifiera ses points-là en particulier. A la fin de cet audit d’évaluation, un rapport d’audit vous sera transmis. Ce rapport vous précisera les axes de travail prioritaires et vous servira de base pour votre plan d’action.

L'auditeur qui aura réalisé l'audit d'évaluation ne pourra bien évidemment pas être missionné pour réaliser votre audit de certification pour un souci d'impartialité.

La durée de l'audit d'évaluation sera inférieure à la durée de l'audit initial (le calcul des durées est disponible dans la page "processus d'audit").

Si vous souhaitez changer d’organisme de certification pour rejoindre ATALIA Certification, vous pouvez cliquer sur ce lien pour entamer la marche à suivre :https://www.atalia.fr/transfert-de-certification-qualiopi.php