Documentation QUALIOPI

Votre organisme doit transmettre à l’organisme certificateur le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité ou la preuve du dépôt de la demande d’enregistrement de la déclaration d’activité datant de moins de trois mois.

Un organisme de formation peut donc ne pas encore avoir obtenu son numéro de déclaration d’activité à la signature du contrat de certification ou le jour de l’audit. En revanche, la certification ne peut être délivrée si l’organisme n’a pas de numéro de déclaration d’activité.

 

Néanmoins, l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit ne prévoit aucun délai pour l’obtention du numéro de déclaration d’activité à compter de la date de l’audit. Aussi, la décision d’attribution de la certification peut être suspendue jusqu’à l’obtention par l’organisme de son numéro, qui permettra de délivrer le certificat.

 

Dès réception de votre NDA, prévenez votre organisme de certification et nous vous transmettrons votre certificat et tous les documents associés.

Le document essentiel pour préparer votre audit QUALIOPI est le guide de lecture. Ce document répertorie tous les indicateurs vérifiés lors de l’audit QUALIOPI.

Aucun certificateur (ni auditeur) ne peut vous imposer des documents en particulier. Le guide de lecture vous permet de prendre connaissance des exigences et du niveau attendu. Les preuves précisées ne sont pas exhaustives, vous pouvez tout à fait en présenter d’autres que celles citées dans ce guide de lecture.

 

NB : Attention, un organisme certificateur ne peut pas vous aider dans la mise en conformité avec les exigences du référentiel national qualité. Si vous souhaitez être aidé dans cette démarche, veuillez prendre contact avec un accompagnateur.

 

En savoir plus :https://www.atalia.fr/obtenir-la-certification-qualiopi.php

Si vous n’avez réalisé aucune formation (aucune nouvelle action de la catégorie certifiée) depuis le dernier audit, vous pouvez conserver votre certification Qualiopi, à condition de maintenir les processus que vous aviez présentés lors de l’audit initial.

 

Autrement dit :

·         L’absence d’activité n’entraîne pas automatiquement une perte de certification ;

·         L’auditeur vérifiera surtout que votre système qualité est toujours en place et maintenu (processus, organisation, maîtrise documentaire, etc.).

 

Si lors de l’audit initial l’auditeur n’a pas échantillonné toutes les formations, il pourra lors choisir un échantillon qui n’avait pas été sélectionné.

 

NB : La FAQ du ministère du travail précise qu’au renouvellement, vous devrez pouvoir présenter au moins une nouvelle action relevant de la catégorie certifiée pour que la certification puisse être renouvelée.

Il est recommandé de prendre contact avec votre organisme de certification environ 5 mois avant la date de fin de votre cycle.

 

N'attendez pas le dernier moment pour planifier votre renouvellement et assurer la continuité de votre certification. En effet, l’audit de renouvellement doit être planifié dans les 3 mois précédant votre échéance de certificat. Ceci afin de vous permettre d’avoir le temps de lever vos non-conformités majeures s’il y en a et donc d’éviter une rupture de certification.

 

Si vous avez une rupture de certificat, il vous sera interdit d'afficher et d'utiliser les logos ainsi que le certificat, et pendant cette période, plus de financement possible pour vos clients.